建築・BIM

建設業の工事日報とは

建設業の工事日報とは、具体的にどのような役割があるのでしょうか。工事日報の作成義務や保管期間と合わせて確認しましょう。

1日の作業を報告する文書

建設業における工事日報とは、1日の作業内容を記録する文書です。作業日報とも呼ばれ、工事の進捗状況やその日に使った資材などの情報を詳しく記載します。作業員や現場監督が作成して管理者へ提出し、改善点の発見やプロジェクトの管理に役立てます。工事日報は管理者への報告書として機能することから、主観的な感想ではなく客観的な事実や数値の記入が必要です。

作業終了後に作成する

通常、工事日報は1日の作業が終了した後に作成します。翌日に持ち越した場合、正確な作業内容や現場の状況を書き込めません。記憶が鮮明なうちにその日の作業を振り返ることで、詳しい施工内容を記載できます。

日報作成は義務ではないが記録する企業が一般的

建設業において、工事日報の作成に関する法的な義務はありません。しかし、工事日報の作成は一般化しています。理由の1つが、工事日報は建設業者の守るべき各種法令を順守している証拠となる点です。例として労働安全衛生法では、労働災害の防止を目的として労働者の安全確保が義務付けられています。安全対策の実施状況を記録・保管できるため、多くの建設会社は工事日報を作成しているわけです。

建設業の日報の保管期間は5年間

建設業の場合、工事日報の保管期間は5年間です。根拠となる建設業法にて、工事に関する帳簿を5年間保存する義務が定められているためです。建築業法における帳簿とは財務上の会計帳簿ではなく、請け負った建設工事の所在地や名称、契約締結日などの関連情報を記載した資料を意味します。工事日報は帳簿に準ずる書類として見なされる場合があるため、多くの建設会社は5年間保管しています。工事日報を作成する法的な義務はないものの、作成した場合は建設業法に従って適切に管理することが大切です。

工事日報の作成方法

建設業の工事日報は、どのようなツールで作ればいいのでしょうか。よくある3つの作成方法とそれぞれの特徴を見ていきましょう。

ノートや用紙

従来からある作業日報の作成方法が、ノートや用紙といった紙媒体への記録です。スマートフォンやPCなどの端末が必要なく、デジタル操作に不慣れな人でもすばやく書き込めます。誰でも簡単に扱える点が大きなメリットである一方、情報共有に手間がかかり、物理的な保管場所を必要とする点がデメリットになります。また、紙媒体はスキャンして電子化しないかぎり、データをバックアップできません。バックアップせずに工事日報を紛失した場合、そのままデータが失われることに注意しましょう。

Excel

Excelで工事日報を作成して、電子管理する方法です。Excelに代表されるOfficeソフトを導入している企業は多く、追加コストなしで工事日報を作成できます。Excelのテンプレート機能を活用すれば、すべての作成者が同一のフォーマットで日報ファイルを作れます。ただし、ExcelはPCからの操作に向いており、事務所に戻って作業しなくてはいけない点に注意しましょう。また、日報を作るごとに新たなファイルが増えるため、データ管理が煩雑化しやすいです。Excelのほか、WordやGoogleスプレッドシートを利用する場合もあります。

アプリ

近年、アプリで工事日報を作成する企業が増えています。建設業向けの日報アプリは、スマートフォンやタブレット、PCブラウザから使えるシステムが一般的です。モバイル端末で入力できるため、現場や移動中にスムーズに工事日報を書き込めます。さらに、アプリ上のデータはリアルタイムで更新され、スムーズな情報共有が可能です。一方で、日報アプリの導入にはコストが生じます。無料のアプリも存在しますが、建設業向けの使い勝手の良いアプリは有料が基本です。日報アプリを導入したい場合、コストパフォーマンスの検証が重要になります。

工事日報の必要性

ほとんどの建設会社は工事日報を作成していますが、なぜ作業日ごとに作る必要があるのでしょうか。具体的な理由を5つ解説します。

プロジェクトの進捗管理に活用できる

工事日報は、プロジェクトの進捗管理に役立ちます。各作業員が日報に進捗状況を細かく記すことで、管理者は工事のどの部分がどのように進んでいるのかを把握できます。建設業の作業員は事務所に立ち寄らず現場へ直行するケースが多く、管理者は作業員から進捗を直接報告してもらう機会が少ないです。工事日報があれば管理者は詳細な状況を確認できるため、工程表と実際の進捗を照らし合わせてプロジェクトを管理できます。

情報共有ツールになる

管理者への進捗報告としてだけでなく、工事日報は現場全体での情報共有ツールとして活用できます。工事現場では自社の従業員に加えて、協力会社の職人等のさまざまな人が関わるものです。工事日報は、各自が担当する業務の進捗、変更点、翌日にやるべき作業、危険につながりかけたヒヤリハットなどの情報を共有するツールになります。関係者全員を集めてミーティングする機会がなくとも、効率的に情報を伝達できます。

コスト管理に役立つ

工事日報は、コスト管理を最適化するための情報源になります。各工程に要した人員や作業時間、使用した資材の数量といったデータが記録され、事前に組んだ予算と実際のリソースを比較できます。実際の作業量に対して適正な人員を配置できることから、人件費の削減が可能です。さらに、類似する工事があれば、作業日報に蓄積されたデータを参照して精度の高い見積もりを算出できます。より高い利益が見込める工事を優先して受注できるため、事業拡大へとつなげられます。

法令遵守やトラブル時の証拠になる

工事日報には、法令遵守やトラブル時の証拠としての側面があります。工事日報は作業の進捗だけでなく、現場での安全管理対策や従業員の労働時間も書き込まれます。労働安全衛生法等の建設業に関わる法律を守っている証拠となり、行政による立入検査があっても問題なく対応できるでしょう。また、建設現場でトラブルが起きた際にも工事日報が証拠となります。工事日報に記された状況を確認することで、客観的な事実をもとに対応を進められます。

労務管理にも応用できる

適切に労務管理するうえで、工事日報は欠かせません。従業員ごとの労働時間や業務内容を把握することで、労働環境の改善に役立てられます。過重労働および残業代の未払いを避けられ、従業員が安心して働ける環境を整えられるでしょう。また、工事日報には、作業中のトラブルや事故につながりかけた場面の詳細が書き込まれます。こうした情報をもとに具体的な安全対策を立てられるため、工事日報は労働災害の防止にも大きく貢献します。

工事日報の記載項目と書き方

ここでは、工事日報を「基本型」「時系列型」「簡易型」の3種類に分けて、記載項目と書き方を紹介します。

基本型の記載項目

基本型の工事日報は、多くの現場で使われている一般的な形式です。工事名や作業内容などの項目に沿って書き込みます。

 

時系列型の記載項目

時系列順の工事日報は、1日のスケジュールに沿って具体的な作業内容を書く方式です。時間ごとに業務を書き分けられるため、複数の異なる作業が発生する工事に向いています。また、下記の時系列順の作業内容だけでなく、日付や作成者名などの基本情報も記載します。

 

簡易型の記載項目

簡易型の工事日報は、1日の作業内容を箇条書きでまとめる形式です。シンプルなフォーマットであるため、短時間での日報作成が可能です。

 

工事日報を効果的に運用するポイント

工事日報は、なんとなく書いていても意味がありません。工事日報の効果を高めて運用するためには、次の5つのポイントを参考にしてみてください。

各項目は具体的に書く

工事日報の各項目は、具体的にわかりやすく書きましょう。当日の作業を「いつ」「どこで」「誰が」「なぜ」「何をしたのか」と明確に振り返ることで、読み手に伝えるべき情報を記入できます。その日のうちにどの作業がどの程度進んだのかが伝わる文章でなければ、管理者は適切に進捗を管理できません。また、定量的に表せる部分はきちんと数値を記載すると、より明確な進捗管理が可能です。所感の欄も日記のように自由に感想を書き綴るのではなく、管理者が工事の進行を正確に把握するための報告書として記入しましょう。

写真や画像も添付する

必要に応じて、工事日報には現場の写真や画像を添付しましょう。文章だけでは伝わりづらい状況であっても、写真や画像を添えることで一目で理解してもらえます。たとえば、作業前後の比較や設備の不具合、危険な箇所の報告に役立つでしょう。加えて、写真は客観的な証拠にもなります。安全帯やヘルメットの適切な使用状況を証明できるうえ、契約内容および設計図に従ってきちんと作業したことを記録できます。万一、施行後にトラブルが発生した場合も、問題があった工程・原因を究明する資料となるでしょう。

法令や安全管理に関する内容も記載する

工事日報には、法令や安全管理に関する内容も記載しましょう。例として労働基準法では、休憩時間に関して「6時間を超えて8時間以下の労働は45分以上の休憩」「8時間を超える労働は1時間以上の休憩」の設定を義務づけています。工事日報に1日のスケジュールを記入することで、労働基準法を厳守している事実の記録が可能です。また、全体の作業時間や残業の有無も日報に組み込むと、労務管理の透明性が高まります。さらに、現場で感じた危険やヒヤリハットを安全管理の項目で報告すれば、事故防止対策を強化できます。

日報のルールを決める

工事日報の効果を高めるためには、作成時のルール作りが必要です。明確なルールがない場合、作業員によって日報の品質にばらつきが生まれてしまうでしょう。日報を作成するタイミング、記入する媒体、書くべき内容を具体的に決めて、記入例とともにガイドラインを作りましょう。加えて、日報へあらかじめ管理者側が書くべき内容も明確にします。日付、工事名、現場名、安全管理といった項目を管理者が記入しておけば、作業員は自身の作業に関する内容をスムーズに書き込めます。

テンプレートやアプリを活用する

テンプレートやアプリを活用することで、工事日報の作成が定着しやすくなります。日報用テンプレートがあれば、項目を埋める形式ですばやく記入できます。管理者側も何が書かれているかが一目でわかるため、効率的な進捗確認が可能です。また、日報をノートまたはExcelで作成する場合、どちらも管理負担が重くなるうえに情報共有に向いていません。一方、日報アプリは工事日報の作成に最適化されており、リアルタイムな情報共有が可能になります。

工事日報をアプリで作成するメリット

これまでの紙やExcelから、アプリによる日報作成へ移行する企業が増えています。建設業の工事日報をアプリで作成する場合、以下5つのメリットを得られます。

効率的に情報共有できる

工事日報用アプリは、複数のユーザー間で効率的に情報共有を行えます。スマートフォンやタブレットからアプリを使えるため、日報を作成するためにわざわざ事務所に立ち寄る必要がありません。現場で入力したデータはすぐにクラウドへ反映され、他のユーザーはリアルタイムに工事日報を受け取れます。また、突発的な作業内容の変更や安全上の注意事項が発生した際も、アプリを通じて迅速かつ確実に情報を伝えられます。現場全体で一貫した情報を共有できることから、作業の手戻りやトラブルの防止にも効果的です。

抜け漏れなく情報を記録できる

アプリで工事日報を作成することで、情報の抜け漏れを防げます。現場作業は常に忙しく疲労も溜まりやすいため、日報への記入はつい疎かにされがちです。工事日報のアプリであれば、スマートフォンから簡単に日報を作成できます。さらに、多くのアプリには、ユーザーへのメンション機能もあり、日報を提出していない作業員へ個別にメッセージを送れます。日報の提出忘れを防ぐ仕組みが整っており、進捗管理やコスト管理に欠かせないデータを取りこぼす心配がありません。

日報以外の機能も使える

建設業向け日報アプリは、日報機能だけでなく他の機能も使える製品が一般的です。たとえば、工事日報を作れる施工管理アプリ「現場Plus」は、写真や動画などの添付、書類・ファイルのフォルダ管理、現場間や施主とのメッセージ、工事現場への入退場管理といった多様な機能を利用できます。建設業の現場管理に必要な機能を1つのアプリに集約することで、効率的なプロジェクトマネジメントが可能です。個別のツールをいくつも導入する必要がないため、コスト削減にもつなげられます。

管理者と作業員がコミュニケーションを取れる

工事日報アプリには、コミュニケーション機能も備わっています。管理者からユーザー全体への連絡はもちろん、特定のユーザー間でもメッセージをやりとりできるため、意思疎通がスピーディになります。プライベートのメッセージアプリを使わないことから、業務連絡を日報アプリ上に記録できる点もメリットです。万一、情報伝達の抜け漏れによるミスが起きても、管理者がアプリのメッセージ履歴を確認すればすぐに原因を特定できます。「言った」「言わない」のトラブルを避け、現場の円滑なコミュニケーションを実現します。

管理負担を抑えられる

管理負担を削減できる点も、日報アプリの強みです。紙の工事日報は物理的な保管場所が必要になり、数年分の資料が積み重なるとスペースを圧迫してしまいます。Excelの場合は作業日ごとにファイルが増え続け、データ管理が複雑になるでしょう。日報アプリならデータはクラウド上で一元管理され、過去の工事も簡単に確認できます。また、工事日報には個人情報や工事の機密情報が含まれ、厳重な管理が不可欠です。アプリであればデータの紛失・破損リスクがなく、セキュリティ対策の面でも優れています。

工事日報は「現場Plus」でスマホやタブレットから楽々作成

工事日報は施工管理ツール「現場Plus」で、スマートフォンやタブレットから簡単に作成できます。ここでは、現場Plusの機能や特徴を紹介します。

クラウド上で施工管理できる”現場デジタル化ツール”

現場Plusとは、施工管理に必要な機能を1つにまとめたデジタルツールです。工程管理、図面管理、入退場管理、労務管理、トークなど、日報作成を含めて建設現場で求められるあらゆる機能を搭載しています。スマートフォン、タブレット、Webブラウザからのアクセスに対応しており、デバイスの違いを問わず利用できる点が魅力です。現場Plusの利用社数は10万社を超え、建設業界を支える多くの企業で活用されています。

60人・月額1万円から使えるリーズナブルな価格

現場Plusは、60人（60ID）を月額1万円から使えるリーズナブルな価格が強みです。導入時にかかる初期費用は1万円、従業員向け教育費は1回3万円と、いずれもローコストで提供しています。さらに、60人・1万円の月額料金には工程表、入退場管理、検査項目、トーク、施主コミュニケーションといった標準機能が含まれています。リーズナブルな料金で施工管理に必要な機能が提供され、「有料オプションを追加しないとほとんど機能を使えない」といった心配もありません。

工程管理や進捗報告をアプリから簡単に実行

現場Plusでは、Webブラウザやアプリで工程管理と進捗報告を行えます。工程表は建設業に最適化されており、六曜や三隣亡の表示、マイルストーン・工程バーの設定が可能です。さらに、各工程に担当者を割り当てられ、担当者は工程表の中で進捗状況を報告できます。各工程には検査項目も設定でき、担当者のコメントや写真添付を必須とすることも可能です。複数現場の工程表をまとめて表示できるため、プロジェクト全体の進捗をスムーズに把握して、職人の再配置や各工程の修正を判断できます。

写真や図面一元管理

写真、図面、書類などのデータは、現場ごとのフォルダですっきりと管理できます。閲覧・管理ユーザーの指定にも対応しており、協力会社も含めた関係者全員が必要なファイルをすばやく確認可能です。また、画像への朱書き（注釈）機能によって、写真や図面へ指示を直接書き込めます。書き込んだユーザーごとにレイヤーが登録されるため、同じ図面でも特定の朱書きの表示・非表示を切り替えられる仕組みです。加えて、建築CAD「ARCHITREND ZERO」と連携すれば、PDF形式で図面をシームレスに取り込めます。

コミュニケーション機能で日報もスムーズに共有

現場Plusは、チャットによるコミュニケーション機能で簡単に日報を作成できます。Excelでの日報提出は事務所に戻ってからの作業となりますが、チャットを利用することで日報作成の簡素化が可能です。現場Plusは日報用テンプレートをチャットに用意しており、スマートフォンやタブレットから簡単に工事日報を送信できます。掲示板機能では全作業員へ一斉にお知らせを届けられるうえ、既読・未読の確認にも対応しています。さらに、施主とのチャットや現場写真の送信も行えるため、円滑なやり取りが可能です。

労務管理も安全管理も現場Plusに集約

現場Plusを導入することで、労務・安全管理も1つのアプリにまとめられます。ワンタッチで操作できる入退場管理機能を使うと、担当者が現場に近づくだけでアプリ上に入場ボタンが表示されます。いつ誰がどこに入退場したのかが記録され、徹底した労務管理が可能です。また、入場する際は各担当者の作業内容に合わせ、予測できる危険と対策を表示するKY（危険予知）活動も行えます。安全パトロール・定期点検のスケジュール化やテンプレート構築もできて、点検の実施後は報告書が自動で作成されます。

工事日報はアプリで作成して効率化と負担軽減を

建設業の工事日報とは、1日の作業内容や進捗を細かく報告する文書です。工事日報はスムーズな情報共有や進捗管理、コストの最適化に役立ちます。多くの建設会社で作成されている一方で、紙やExcelによる管理は手間がかかるうえリアルタイムに情報を伝達できません。施工管理ツール「現場Plus」は、チャット機能を活用した日報作成に加えて、工程管理、図面管理、労務管理、施主向けコミュニケーションを行えます。日報作成を含めた施工管理に必要な機能を集約していますので、ぜひお役立てください。

本記事に関連する製品

●現場Plus製品の詳細はコチラ

現場Plusの導入事例